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Como gerenciar contratos de locação com mais eficiência.

Gerenciar contratos de locação é um processo que envolve muitas etapas, não é mesmo? Para corretores de imóveis e imobiliárias, ter que lidar com essas tarefas e, ao mesmo tempo, dar conta de outras atividades administrativas é um grande desafio. Sem contar o trabalho de prospecção de clientes, que não é nada fácil.

Mas você sabia que é possível otimizar esse processo e fazer um gerenciamento imobiliário mais eficiente e ágil no dia a dia? Existem algumas boas práticas e ferramentas de gestão que ajudam a alcançar esse objetivo.

Acompanhe os tópicos abaixo e veja como é possível gerir e renovar seus contratos com qualidade!

A organização de documentos é fundamental

O primeiro passo para gerenciar contratos de modo eficiente é ter organização. Serviços imobiliários demandam uma série de documentos que precisam ser planilhados e armazenados de forma inteligente e otimizada.

Imagine se esses arquivos ficam desorganizados. Quantos problemas podem surgir por isso, não é? Para facilitar a rotina, é necessário definir uma metodologia de trabalho e criar processos padronizados para organizar cada etapa.

Nesse sentido, quando os modelos operacionais estão organizados, a gestão de contratos de locação fica mais otimizada, facilitando a execução de atividades, como:

• Cobrança aos inquilinos;

• Emissão de notas fiscais;

• Gestão de seguros;

• Atendimento de clientes (esclarecimentos de dúvidas relacionados a documentos, visitas a imóveis etc.);

• Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias;

• Emissão de boletos, recibos de pagamentos etc.

Além dos assuntos relacionados à locação, corretores e imobiliárias precisam se preocupar com anúncios dos imóveis, prospecção de novos negócios, entre outras tarefas. 

Por isso, a organização é fundamental para dar conta de todas as demandas.

É importante ter um cronograma com todos os prazos

Também é crucial manter atualizado um cronograma com todos os prazos acerca de impostos pertinentes aos imóveis alugados. 

Renovação de contrato de locação, Imposto Predial Territorial e Urbano (IPTU) e mensalidades das locações são alguns dos exemplos.

Essa atualização é necessária para evitar atrasos, o que pode prejudicar o relacionamento junto aos inquilinos e a rotina da imobiliária. É importante estar sempre em dia com os compromissos para que a engrenagem de trabalho siga normalmente, sem gargalos e anomalias.

Além do mais, essa organização das datas permite que você esteja à frente do cliente, sempre pronto a prestar uma assistência mais qualificada a ele. 

Sem contar que esse tipo de postura demonstra profissionalismo, atendimento personalizado e valoriza o seu trabalho.

Relacionamento com os inquilinos precisa de contrato detalhado

O contrato de locação é o marco do relacionamento entre imobiliária/corretor e inquilino. Dessa forma, é crucial que os documentos relacionados aos aluguéis sejam detalhadamente especificados e estabeleçam todas as regras do que o cliente pode ou não realizar.

No contrato também devem constar os prazos relativos às mensalidades, à vigência do acordo, assim como às demais especificidades. Tudo isso para evitar problemas futuros.

Fazer negócios de modo informal ou de modo simplificado demais (deixando espaços em aberto) é uma prática que deve ser evitada sempre. Além de gerar gargalos, ela pode resultar em multas, processos judiciais e manchar a reputação do corretor ou imobiliária.

Por essas e outras razões, é essencial documentar todos os acordos, regras, condições e considerações via contrato.

Contar com uma ferramenta de gestão imobiliária facilita tudo

Toda essa rotina administrativa demanda muito trabalho. Dependendo do volume de clientes, há inúmeros contratos de locação e é comum se perder em meio a tantas tarefas e responsabilidades, não é mesmo?

Mas você sabia que a gestão imobiliária pode ser muito facilitada com a utilização de uma ferramenta que ofereça recursos automatizados?

Gerenciar os contratos de forma manual pode causar erros desnecessários e levar um tempo demasiado. Nesse sentido, investir em softwares de gestão para gerir os processos imobiliários é uma atitude importante e acertada para ganhar em qualidade, segurança e agilidade. 

Um bom sistema de gestão para imobiliárias oferece uma infinidade de recursos que permitem mais controle e um maior acompanhamento dos contratos de locação. Com esse tipo de ferramenta, por exemplo, é possível centralizar todos os contratos e separá-los por categorias de informações, como:

• Data de início e vencimento de cada contrato;

• Questões e obrigações tributárias;

• Prazos relativos a impostos;

• Entre outras funcionalidades.

Imobia: Sistema para locação de imóveis 

Um dos principais softwares de gestão no mercado imobiliário é o Imobia, um sistema  para locação de imóveis.

Com ele, você pode ficar tranquilo com todo o processo financeiro relacionado à locação. A ferramenta oferece essa gestão rápida e segura. 

Além do mais, por meio dela, você consegue ter o total controle dos contratos firmados juntos aos clientes, emitir automaticamente os boletos, fazer os repasses em um dia útil, administrar as taxas, despesas e reajustes. 

Com o Imobia também é possível enviar os avios de desocupação, fazer a emissão de recibos e notas fiscais de modo facilitado e otimizado. Tudo isso em um único lugar. 

No sistema, há um painel no qual você pode consultar todas as renovações de contratos, assim fica mais tranquilo e não corre o risco de deixar algum deles ser finalizado sem perder a renovação. Dessa forma, a gestão de contratos imobiliários fica muito mais simples e rápida.

Quer conhecer todos os nossos serviços? Acesse nossa página de recursos clicando aqui e entenda como podemos ajudar você a gerenciar os processos de locação!