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Toda imobiliária, assim como qualquer organização, deve ter um método de administração de finanças. Afinal, empresas movimentam dinheiro, e esse dinheiro precisa ser tratado com cuidado para que sempre seja possível saiba quanto tem, onde está, quando entra, quando sai, o que significa cada entrada e cada saída, entre tantas outras possibilidades. A qualidade desse cuidado com as finanças pode determinar o sucesso da empresa, por isso a gestão financeira para imobiliárias é tão importante.

Variáveis no fluxo financeiro

A gestão financeira para imobiliárias, assim como para outras empresas, costuma englobar diversos aspectos. Entre eles, chama a atenção um fluxo de caixa movimentado. 

Quantias entram e saem das contas praticamente todos os dias. Mas, diferentemente de estabelecimentos varejistas, onde as transações podem ocorrer com valores bem baixos, em imobiliárias os valores costumam ser mais significativos. Até porque na maior parte das famílias que vive de aluguel o valor pago para a imobiliária é a maior despesa do mês. Isso sem contar as transações que envolvem compra e venda de imóveis, pois aí as cifras podem chegar na casa dos milhões.

Quem lida com finanças

Empresários, diretores, contadores, corretores e até mesmo funcionários de menor impacto acabam tendo acesso a algum tipo de informação financeira em dado momento. Até mesmo a pessoa que atende o telefone precisa saber como as movimentações funcionam e as regras básicas para poder negociar e organizar pagamentos de clientes que tentam esclarecer suas dúvidas por telefone.

Essa quantidade massiva de pessoas pode ser um fator de risco para a segurança financeira da empresa. Afinal, quanto mais pessoas envolvidas em um procedimento, maior a chance de acontecer um erro humano em alguma das etapas. E nem entramos em nenhum assunto polêmico como o caso de algum funcionário agir de má fé, o que também pode acabar sendo motivo de preocupação. 

Dinheiro circulando

Mas, afinal, será que é tão complicado assim acompanhar o caminho do dinheiro ao longo dos diferentes processos? Ou, perguntando em outras palavras, será que preciso pensar em um sistema de gestão financeira para imobiliarias?

Se a sua imobiliária já está no mercado há algum tempo, você sabe que sim. Estamos falando sobre controle de entradas e de saídas. De cobranças de centenas ou até milhares de aluguéis. Do cálculo e do repasse de tudo o que vai para os proprietários. De despesas internas com salários dos colaboradores, material de escritório, veículos e combustível, uniforme, equipamentos eletrônicos, isso sem considerar as contas referentes ao ponto comercial onde está localizada a sede da imobiliária.

Administrar uma imobiliária é uma muito mais complexa do que simplesmente administrar todos os seus imóveis. A elaboração do DRE (demonstrativo de resultados do exercício), por exemplo, pode ser extremamente facilitada com um sistema auxiliando a equipe responsável. Assim, ficam mais facilitadas as tarefas de mensurar prazos e valores, fazer previsões concretas com base em números sólidos e entender os rumos financeiros que a empresa está tomando.

Gestão financeira para imobiliárias na prática

Mas como são de fato esses procedimentos de gestão? Na teoria é evidente que todo empreendedor tem a mais pura intenção de zelar pela saúde financeira da sua empresa. Mas, como funciona na prática o dia a dia de uma imobiliária com esses benefícios?

Funciona de forma a retirar das mãos dos colaboradores as tarefas que podem ser automatizadas. Em uma imobiliária menos automatizada, por exemplo, talvez um funcionário precise gerar manualmente todos os boletos referentes ao aluguel. Esse mesmo funcionário talvez precise baixar os arquivos (normalmente em formato pdf) um por um para o computador e salvar em uma pasta. Depois ele envia por e-mail, precisando anexar os arquivos um a um e tomando o devido cuidado para não cometer equívocos.

Depois, em outro momento, esse funcionário precisa, acessando dados bancários, verificar quais valores foram quitados e quais continuam pendentes para, aí sim, entrar em contato com os clientes atrasados e calcular os valores para a segunda via.

Isso tudo sem contar que contratos diferentes podem ter prazos diferentes para o vencimento dos valores, ou seja, o funcionário precisaria repetir todo esse trabalho em diversos dias ao longo do mês.

Outro fator importante sobre o “jeito antigo” é a respeito dos custos. A burocracia, principalmente do setor bancário, costuma ser custosa, e para imobiliárias não seria diferente. Lançar a segunda via de um boleto, por exemplo, tem um custo extra. Quem paga essa conta? Como a imobiliária e o proprietário não podem ser prejudicados, esse gasto extra acaba sobrando para o inquilino que, se estivesse em uma boa situação financeira, não teria atrasado o aluguel. Ou seja, além do processo ser mais custoso financeiramente, ainda piora a relação da imobiliária com seus clientes, fazendo com que se sintam punidos.

Vantagens do sistema Imobia

Antes de chegar na parte financeira o sistema Imobia já começa com um cadastro completo. Esse cadastro é feito tanto para proprietários quanto para inquilinos. No cadastro estão, entre outras informações, dados bancários e também de contato de cada um. É com o apoio dessa base que o sistema consegue executar suas tarefas.

Outro cadastro importante é a do contrato. Nele, além do prazo total do contrato, ficam estabelecidas as datas de vencimento de cada boleto, assim como as pessoas (proprietário e inquilino) envolvidas. Dessa forma, o sistema pode gerar automaticamente os boletos num prazo determinado anterior ao vencimento e enviar para o inquilino do imóvel, por e-mail e SMS.

O sistema Imobia faz mais do que gerar e enviar boletos no prazo certo. Ele também confere, no dia após o vencimento de cada boleto, se o pagamento foi efetuado. Caso esteja tudo certo com o pagamento, ele automaticamente faz o repasse para a conta do proprietário no dia seguinte. Caso contrário, ele gera sem custo adicional uma segunda via atualizada e envia novamente para o cliente por e-mail e por SMS.

Consequências da gestão financeira apropriada

Como a maioria dos empresários já deve saber, a gestão apropriada de todos os valores de uma organização é um dos aspectos decisivos para o sucesso da empresa.

A importância da gestão financeira para imobiliárias fica mais clara quando percebemos que os processos automatizados são mais baratos, têm menos margem de erro, e ainda são muito mais organizados.

O processo, por ser mais simples e menos burocrático, ajuda na otimização do tempo dos gestores e dos colaboradores, demonstrando dados de forma mais clara e organizada, e fazendo com que toda a imobiliária funcione de maneira mais eficiente.

Aproveite e entre em contato com um consultor Imobia agora mesmo e garanta uma gestão financeira otimizada e profissional.